Gestionar los salarios de tu plantilla con transparencia es una obligación legal, no una opción: el registro retributivo exige a cualquier empresa en España, sin importar su tamaño, dejar constancia de que hombres y mujeres cobran lo mismo por un trabajo de igual valor.
En este artículo de FITECC te explicamos qué debe incluir, cómo elaborarlo paso a paso y qué sanciones existen si no lo tienes al día.
¿Qué es el registro retributivo y qué normativa lo regula?
El registro retributivo, también conocido como registro salarial, es un documento en el que la empresa deja constancia de los valores medios de los salarios, los complementos y las percepciones extrasalariales de toda su plantilla, desagregados por sexo.
Su objetivo es sencillo de enunciar y más complejo de aplicar: detectar si existe una brecha salarial entre hombres y mujeres que realizan un trabajo de igual valor, entendiendo por tal aquel que comparte funciones, condiciones de desempeño y responsabilidades, con independencia del nombre que tenga el puesto.
La obligación nace del artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y se desarrolla reglamentariamente en el RD 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres. Este decreto es la referencia técnica que toda empresa debe consultar a la hora de construir su registro.
¿A qué empresas obliga el registro retributivo?
Aquí es donde más confusión genera la normativa: todas las empresas están obligadas, sin excepción por tamaño, sector o número de trabajadores. Esto incluye a pymes de pocos empleados y también a compañías con varios centros de trabajo, que deben consolidar el registro de toda la empresa en su conjunto.
La obligación afecta a todo el personal, incluidos directivos y altos cargos. Quedan fuera únicamente los socios de cooperativas y los becarios sin relación laboral. Es habitual que las empresas confundan esta obligación con la de la auditoría retributiva, que sí tiene un umbral distinto:
| Obligación | ¿A quién aplica? |
|---|---|
| Registro retributivo | Todas las empresas, cualquier tamaño |
| Plan de igualdad | Empresas de 50 o más empleados |
| Auditoría retributiva | Empresas de 50 o más empleados (integrada en el plan de igualdad) |
Si tu empresa tiene menos de 50 trabajadores, la auditoría retributiva no es obligatoria, aunque puedes elaborarla de forma voluntaria si quieres anticiparte a un crecimiento de plantilla.
Qué debe incluir el registro retributivo obligatorio
El documento debe recoger, siempre desagregado por sexo, los siguientes conceptos:
- Salario base: la retribución fija del trabajador.
- Complementos salariales: pluses por antigüedad, nocturnidad, disponibilidad u otros conceptos variables.
- Percepciones extrasalariales: dietas, kilometraje y otros importes que no tienen naturaleza salarial.
Para cada uno de estos conceptos, la empresa debe calcular y presentar la media aritmética y la mediana, agrupando los datos por grupo profesional, categoría, nivel o puesto de trabajo. Si la diferencia retributiva entre hombres y mujeres supera el 25% en alguno de estos grupos, la empresa tiene que justificar el motivo con razones objetivas: antigüedad, jornada, formación o cualquier otro factor acreditable.
Una cuestión que suele generar dudas: el Tribunal Supremo ha aclarado que el registro salarial no tiene por qué mostrar la retribución individual de cada empleado. Basta con reflejar los valores medios desagregados por sexo para cumplir con la finalidad de la norma.
Cómo elaborar el registro retributivo paso a paso
El proceso, aunque parezca denso a primera vista, se puede ordenar en cuatro fases claras.
- Recopilar la información salarial y profesional. Reúne el salario base anual, los complementos, las dietas y la retribución en especie de cada trabajador, junto con su puesto, sexo, tipo de jornada y estudios.
- Ordenar los datos por categorías. Clasifica la información por grupo profesional, categoría y puesto de trabajo de igual valor, siempre manteniendo la misma referencia temporal (hora, día o mes) para que la comparación sea válida.
- Calcular la media y la mediana. Aplica el cálculo sobre cada grupo o categoría, separando siempre los datos de hombres y mujeres.
- Analizar los resultados. Si detectas una diferencia superior al 25% sin justificación objetiva, la empresa debe adoptar medidas correctoras, que en el caso de las empresas de 50 o más empleados se integran dentro del plan de igualdad.
El registro debe actualizarse anualmente, y también cuando se produzcan cambios significativos en la estructura retributiva, por ejemplo tras una incorporación masiva de personal que altere las medias.
Herramienta de registro retributivo: ¿es obligatorio usar un modelo concreto?
La normativa no impone un formato específico. La mayoría de empresas resuelve el registro con una plantilla Excel, aunque el Ministerio de Trabajo y Economía Social pone a disposición de las empresas la Herramienta IR!, desarrollada junto con sindicatos y organizaciones empresariales. Su uso es voluntario, pero su correcta aplicación garantiza el cumplimiento del artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores.
Para empresas con más volumen de plantilla, existen también soluciones de software de nómina que automatizan la extracción del registro retributivo desde los propios datos de la empresa, reduciendo el margen de error frente al cálculo manual.
Registro retributivo y brecha salarial: por qué esta obligación va más allá del papeleo
La brecha salarial empresa obligación no es un concepto abstracto: según datos oficiales, la diferencia salarial entre hombres y mujeres en España se sitúa en torno al 20-24% de media, dependiendo del informe consultado. El registro retributivo es la herramienta que permite a cada empresa comprobar si esa brecha existe también dentro de su propia plantilla, más allá de las estadísticas nacionales.
Detectar una diferencia salarial hombre mujer empresa dentro de un mismo grupo profesional no implica automáticamente una sanción: la clave está en si esa diferencia tiene una justificación objetiva o no. Por eso conviene revisar el registro con criterio técnico antes de que lo haga una inspección.
Sanciones por incumplimiento del registro retributivo
No llevar el registro retributivo se considera una infracción grave en materia de relaciones laborales, con las siguientes cuantías:
| Grado de la sanción | Importe |
|---|---|
| Grado mínimo | 626 € – 1.250 € |
| Grado medio | 1.251 € – 3.125 € |
| Grado máximo | 3.126 € – 6.250 € |
A esto se suman las sanciones derivadas de los resultados del propio registro cuando revela desigualdades no justificadas, que pueden calificarse como leves, graves o muy graves en función del tamaño de la empresa y del nivel de desigualdad detectado, llegando en los casos más graves a superar los 100.000 €.
Cuenta con una asesoría laboral que te acompañe en el registro retributivo
El registro retributivo obligatorio es una de esas obligaciones que muchas pymes descubren tarde, cuando ya ha pasado un año sin actualizarlo o cuando una inspección de trabajo lo solicita.
En FITECC, asesoría laboral en Vigo, acompañamos a nuestros clientes en la elaboración y actualización anual del registro, revisando que los datos estén correctamente desagregados y que cualquier diferencia salarial detectada tenga una justificación sólida.
Aplicamos el mismo rigor que ya trasladamos a otras obligaciones laborales específicas por sector, como el convenio colectivo de instalaciones deportivas en el caso de gimnasios y centros deportivos.
Si necesitas revisar si vuestro registro retributivo cumple con la normativa vigente, contacta con nuestro equipo y lo comprobamos juntos.
Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo obligatorio
¿Qué empresas están obligadas a tener registro retributivo?
Todas las empresas en España, con independencia de su tamaño o número de trabajadores. La obligación incluye a directivos y altos cargos, y solo excluye a socios de cooperativas y becarios.
¿Es lo mismo el registro retributivo que la auditoría retributiva?
No. El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas. La auditoría retributiva, en cambio, solo es obligatoria para empresas de 50 o más empleados, dentro de su plan de igualdad.
¿Con qué frecuencia hay que actualizar el registro retributivo?
Con carácter anual, y también siempre que se produzcan cambios significativos en la estructura retributiva de la empresa, por ejemplo tras incorporaciones que alteren las medias salariales por grupo o categoría.
¿Qué pasa si detecto una diferencia salarial superior al 25% entre hombres y mujeres?
La empresa debe justificar el motivo con criterios objetivos como antigüedad, jornada o formación. Si no existe justificación, debe adoptar medidas correctoras para eliminar la desigualdad.
¿Es obligatorio usar un modelo o plantilla concreta para el registro retributivo?
No. La normativa no exige un formato específico. La mayoría de empresas utiliza una plantilla en Excel, y el Ministerio de Trabajo ofrece de forma voluntaria la Herramienta IR! para facilitar su elaboración.
¿Qué sanción tiene no llevar el registro retributivo?
Se considera una infracción grave, con multas que van desde los 626 € hasta los 6.250 €, además de las sanciones adicionales derivadas de desigualdades detectadas y no justificadas.
¿El registro retributivo es obligatorio aunque todos los trabajadores sean del mismo sexo?
Sí. La normativa no hace ninguna excepción por composición de plantilla: el registro retributivo es obligatorio para todas las empresas independientemente del sexo de sus empleados, incluso si la empresa tiene un único trabajador contratado.
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