Saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas es una duda habitual entre autónomos y pymes, y no es un detalle menor: la normativa fiscal y mercantil marca plazos distintos, y no cumplirlos puede salir caro ante una inspección.
En este artículo de FITECC te explicamos los plazos exactos, qué documentos incluyen y cómo conservarlos correctamente.
¿Por qué es obligatorio conservar las facturas de tu negocio?
Las facturas son la prueba de que una operación económica ha existido. Tanto si las emites como si las recibes, son el respaldo de tus ingresos, gastos y deducciones fiscales ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria. No conservarlas correctamente puede implicar la pérdida de deducciones, regularizaciones fiscales y sanciones económicas.
Desde nuestra asesoría fiscal en Vigo vemos con frecuencia negocios que confunden el plazo fiscal con el mercantil, o que destruyen documentación antes de tiempo pensando que ya ha prescrito.
Plazo fiscal: cuánto tiempo se deben guardar las facturas según Hacienda
La Ley General Tributaria fija en su artículo 29.2.e) un plazo de prescripción fiscal de 4 años para conservar facturas y justificantes vinculados a las obligaciones tributarias. Es el tiempo durante el cual la Agencia Tributaria puede revisar tus declaraciones.
El plazo empieza a contar desde el día siguiente al fin del período de presentación de la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura. Este plazo de 4 años aplica también a:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Justificantes contables en operaciones con inversión del sujeto pasivo.
Cuando la factura está vinculada a una operación de IVA sujeta a regularización (por ejemplo, la compra de un bien de inversión), el plazo de conservación se amplía al periodo de regularización más los 4 años siguientes.
Plazo mercantil: por qué hay que conservar las facturas hasta 6 años
Si tu negocio lleva contabilidad, entra en juego un segundo plazo: el Código de Comercio obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años desde el último asiento realizado en los libros.
| Plazo | Normativa | Duración |
|---|---|---|
| Fiscal | Ley General Tributaria | 4 años |
| Mercantil | Código de Comercio | 6 años |
En la práctica, como la mayoría de empresas y muchos autónomos llevan contabilidad, conviene aplicar siempre el plazo más largo: 6 años. Es el criterio que recomendamos desde nuestra asesoría para evitar sorpresas si Hacienda o un tercero solicita documentación de ejercicios ya cerrados a efectos fiscales pero todavía abiertos a efectos mercantiles.
Cuánto tiempo guardar las facturas de activos fijos: un caso especial
Hay un supuesto donde estos plazos generales no bastan: los activos fijos de la empresa, como maquinaria, vehículos, mobiliario o equipos informáticos. Estos bienes se amortizan durante varios años, y el artículo 70.3 de la Ley General Tributaria establece que la obligación de justificar datos procedentes de ejercicios ya prescritos se mantiene mientras esos datos sigan teniendo efectos fiscales en ejercicios no prescritos, como ocurre con una amortización que se prolonga en el tiempo. En la práctica, esto significa conservar la factura durante toda la vida útil del activo más el plazo de prescripción fiscal de 4 años.
Por ejemplo, si compras una máquina en 2023 y la amortizas en 10 años (hasta 2033), deberás conservar su factura hasta 2037, cuatro años después del último ejercicio en que se aplicó la amortización. Es uno de los errores más frecuentes que detectamos al revisar el archivo documental de nuestros clientes: se destruyen facturas de inversión demasiado pronto porque solo se aplica el plazo general de 4 o 6 años, sin tener en cuenta la vida útil del bien.
¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?
No. La ley permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice:
- Legibilidad del contenido.
- Autenticidad del origen.
- Integridad de la información.
- Acceso inmediato por parte de la Agencia Tributaria cuando lo requiera.
Digitalización de facturas: ¿puedo destruir el papel?
Solo puedes destruir el original en papel si la digitalización se realiza mediante un sistema de digitalización certificada, homologado por la Agencia Tributaria. Si te limitas a escanear o fotografiar la factura con un método no homologado, la obligación de conservar el papel original sigue vigente. Guardar las facturas en la nube es una opción válida y recomendable, siempre que existan copias de seguridad que eviten la pérdida de información.
Qué otros documentos debes conservar además de las facturas
La obligación de conservación no se limita a las facturas. También debes guardar, con los mismos plazos:
- Nóminas y documentación de Seguridad Social.
- Libros contables: diario, inventarios y cuentas anuales.
- Extractos bancarios y contratos.
- Declaraciones tributarias presentadas.
En el caso de las nóminas, al tratarse de documentación laboral vinculada también a la prescripción de obligaciones con la Seguridad Social, recomendamos conservarlas igualmente durante 6 años, alineando el criterio con el plazo mercantil para evitar tener distintos archivos con distintos plazos de destrucción.
Qué pasa si no conservas las facturas: sanciones
El artículo 201 de la Ley General Tributaria contempla una sanción del 2% del importe de las operaciones cuya factura no se haya conservado. Si no es posible determinar ese importe, la multa puede ascender a 300 € por cada factura no conservada.
A esto se suman las consecuencias indirectas: si Hacienda solicita una factura que no puedes aportar, es posible que tengas que justificar la operación por otros medios y, si no lo consigues, que se elimine el gasto de tu declaración con la correspondiente regularización.
Cuenta con una asesoría que organice tu archivo documental
Cumplir con los plazos de conservación de facturas y documentos mercantiles no debería ser una fuente de dudas constante. En FITECC, asesoría fiscal y asesoría contable en Vigo, ayudamos a nuestros clientes a mantener un sistema de archivo ordenado, ya sea en papel o digital, y a identificar qué documentación puede eliminarse con seguridad y cuál conviene conservar más tiempo, como ocurre con los activos fijos.
Si tienes dudas sobre qué facturas puedes eliminar y cuáles debes conservar todavía, contacta con nuestro equipo y lo revisamos juntos.
Preguntas frecuentes sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas si soy autónomo?
El mismo criterio que para cualquier empresa: 4 años a efectos fiscales, ampliable a 6 años si llevas contabilidad. En la práctica, se recomienda conservarlas 6 años para cubrir ambos plazos.
¿Cuándo prescriben las facturas a efectos fiscales?
El plazo de prescripción fiscal es de 4 años, contados desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, no desde la fecha de emisión de la factura.
¿Es obligatorio guardar las facturas en papel o puedo digitalizarlas?
Puedes conservarlas en papel o en digital. Solo puedes destruir el papel original si utilizas un sistema de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los libros contables?
El Código de Comercio establece un plazo de 6 años desde el último asiento realizado en los libros, el mismo criterio mercantil que aplica a las facturas.
¿Qué pasa si Hacienda me pide una factura y no la tengo?
Tendrás que justificar la operación por otros medios. Si no es posible, Hacienda puede eliminar el gasto de tu declaración, exigir el pago correspondiente y aplicar una sanción.
¿Las facturas de maquinaria o vehículos se conservan el mismo tiempo que el resto?
No. Los activos fijos deben conservarse durante toda su vida útil más 4 años adicionales, ya que su amortización afecta a declaraciones fiscales de varios ejercicios.
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